Slim, succesvol en snel werven: de best practices

“Je hoort overal dat het lastig is om aan personeel te komen. Maar is dat zo? Van de vacature uitzetten tot het tekenen van het contract: hoelang duurt gemiddeld het aantrekken van personeel in jouw organisatie?” Dat vroegen we in mei via een LinkedIn poll. Hieruit bleek dat organisaties over het algemeen zeker 4 weken nodig hebben om nieuw personeel aan te trekken. Terwijl de krapte op de arbeidsmarkt soms toch vraagt om sneller te kunnen handelen. Dit artikel lees je welke best practices wij zien en wat kan jij doen om het aannameproces te versnellen en verbeteren.

Vacature opstellen

Alles begint bij het opstellen van de vacature. Kies ervoor om weg te blijven bij de standaard open deuren, die kent iedereen wel. Deel open en eerlijk. Begin bij zaken als, salaris, hybride werken en overige interessante arbeidsvoorwaarden. Iemand die werk zoekt, wil weten waar hij/zij aan toe is. Waarom zou deze persoon immers kiezen voor jouw bedrijf als de voorwaarden minder zijn. En die voorwaarden gaan veel verder dan salaris. Het valt ons op dat er nog steeds bedrijven zijn die geen salaris vermelden in vacature. Terwijl het wel delen hiervan alle partijen tijd kan schelen. Daarnaast is het belangrijk om aan te geven welke flexibiliteit iemand kan verwachten en wat voor eigen verantwoordelijkheid ze krijgen. Dat zijn voor veel mensen belangrijke onderdelen voor werkplezier en werkgeluk.

Afspraken maken

Aan het begin van het proces maken we altijd duidelijke werkafspraken. We zien dat dit voor alle partijen goed werkt en dat de opdrachtgever, kandidaat én wij daar baat bij hebben. De kans op tegenvallers en misverstanden wordt hierdoor verkleind en de kans op slagen wordt hierdoor een stuk groter. Afspraken waar je aan kunt denken zijn:

- Wanneer mag de opdrachtgever een update verwachten van ons?
- Binnen hoeveel tijd krijgt de kandidaat (en wij) een terugkoppeling?
- Hoe ziet het totale sollicitatieproces eruit?
- Wanneer worden de gesprekken gepland?
- Hoe lang moet de kandidaat wachten op terugkoppeling?

Zoals je zult begrijpen is duidelijkheid, maar ook snelheid hierin van groot belang. Want de kandidaat solliciteert niet alleen bij jou, jij solliciteert ook bij hem of haar.

Het sollicitatieproces

De belangrijkste tip is: houd het kort en overzichtelijk! Niemand zit te wachten op 3 rondes en ook nog een assessment. Zeker niet als dit alles ruim een maand in beslag gaat nemen. Dat je in het verleden weleens de verkeerde mensen hebt aangenomen, kan deze kandidaat namelijk niets aan doen. Door duidelijk aan te geven in de vacaturetekst waar je organisatie op dit moment staat en wat voor type persoon je zoekt, is de kans op geschikte sollicitanten groter. Het is belangrijk dat een sollicitant van tevoren weet wat hij kan verwachten in het proces. Ben je benieuwd hoe sollicitanten het proces hebben ervaren? Vraag dan ook feedback. Zowel bij mensen die uiteindelijk zijn aangenomen, maar ook de mensen die het niet zijn geworden. Op deze manier krijg je input om verbeteringen door te voeren.

Het voeren van gesprekken

Plan de gesprekken zo kort mogelijk na elkaar of houdt het bij een gesprek. Wij zien steeds meer bedrijven die ervoor kiezen om de gesprekken achter elkaar te plannen. Het eerste gesprek met de manager en HR, en het tweede gesprek met directe collega’s. Als er twee kandidaten zijn, heeft de andere kandidaat de gesprekken omgekeerd. Dat de kandidaten elkaar tegenkomen, hoeft voor hen geen probleem te zijn. Als ze het maar van tevoren weten. Wil je het echt perfect doen voor de kandidaat? Dan zorg je dezelfde dag nog voor een terugkoppeling en weet iedereen dus voor het eind van de dag waar ze aan toe zijn.

Het voorstel

Heb je de juiste kandidaat gevonden? Maak dan geen wedstrijdje ver plassen van het salaris. Je weet in veel gevallen al wat de salariswens is. Ga je daar (ver) onder zitten en de persoon start toch? Dan heb je de eerste slag wellicht gewonnen, maar de nieuwe medewerker start ook met een naar gevoelen. Wat een reden kan zijn dat iemand op korte termijn de organisatie verlaat, omdat hij elders een beter aanbod krijgt. Het is daarbij niet relevant wat de persoon hiervoor verdiende. Het gaat erom wat hij/zij nu waard is. Bij je nieuwe huis is het toch ook niet relevant wat de huidige bewoner er in 1995 voor heeft betaald?

Daadwerkelijk starten

Zorg voor een goede onboarding. En nee, dat begint niet op de eerste werkdag. De dingen die wij hebben gezien om nieuwe medewerkers vanaf de start te verrassen:

- Bosje bloemen een week voor de daadwerkelijke start.
- Vraag om zich alvast digitaal voor te stellen aan het bedrijf.
- Dag(deel) meelopen op de afdeling.
- Alvast aanwezig zijn bij een Teamdag of het bedrijfsfeest.
- Op de dag van starten de naam van de medewerker ergens vermelden in of om het pand.
- Zorg ervoor dat er iemand de medewerker opwacht als diegene het pand binnenkomt.

En dan zijn er natuurlijk nog de dingen die zo standaard lijken, maar het niet altijd zijn. Op de eerste werkdag zal je ervoor moeten zorgen dat:

- De laptop klaarligt en alles geïnstalleerd is;
- De bedrijfspas klaarligt; 
- De collega’s weten dat er een nieuwe medewerker begint;
- Het inwerkprogramma klaarligt en ook uitgevoerd kan worden;
- Er tijd is om die nieuwe medewerker echt rond te leiden.

Garantie voor succes?

Het eerlijke verhaal: dit is geen garantie voor succes. Maar wat we wel zien: bedrijven die deze zaken goed hebben georganiseerd, professioneler overkomen en hierdoor makkelijker aan (goed) personeel komen. Misschien nog wel belangrijker, ze blijven ook nog eens veel langer. Want ook jij als werkgever hebt maar één kans om een eerste indruk te maken. Bedrijven die zich ervan bewust zijn dat de macht bij de sollicitant ligt, en niet bij de organisatie, zijn over het algemeen succesvoller.

Heb je vragen, wil je eens vrijblijvend sparren of kunnen wij je helpen met het invullen van een vacature? Neem gerust contact met ons op via het contactformulier – of direct met Koen of Julian.